Lectura 4

Esta lectura está relacionada a las técnicas que sirven para estructurar, organizar y hacer referencia al contenido del documento, utilizando atajos, listas y tablas.
Los documentos largos incluyen elementos como portadas, encabezados, pie de página para identificar y organizar la información.
Se pueden elaborar formatos determinadas y guardarla para futuras presentaciones. Hay campos que se pueden insertar como fecha y lugar, y hora en el formato del documento que se puede actualizar con la fecha y hora actuales.

Es más fácil mostrar datos numéricos en tablas, ya que se pueden utilizar columnas y filas donde se pueden posicionar números y decimales.
Al crear una tabla se puede insertar texto o gráficas y editar la información.
Cuando es poca información se pueden utilizar tablas tabulares, que tienen un formato simple que se puede editar y separar a la izquierda, derecha o centrado.

Cuando se quiere presentar información en forma de lista, es mas facil insertar bullets o simbolos o numeros si se quiere enlistar algo. Se pueden agregar multiniveles y niveles.

Se puede estructura la tabla para darle el formato deseado, como espacio y tamaño a la tabla, a las columnas y filas, insertar o eliminar celdas desde el menu de propiedades de la tabla.
Existen formatos preestablecidos de tablas en donde se elige un diseño que se puede adaptar a nuestra información. Se puede alinear el texto, modificar el tamaño de las celdas, haciéndolo mas corto o mas largo, modificar títulos y orientación.
Se pueden calcular fórmulas en las tablas de word. La fórmula debe empezar con el signo =, seguido de la función como SUM, seguida de paréntesis con los numeros de celdas y la letra de la columna y numero de fila, por ejemplo A1:B4

Insertar y dar formato a referencias
Cuando se utiliza la investigación se puede mantener la referencia bibliográfica de soporte en archivos separados de word, o insertar la ficha en el documento.
Si se requiere hacer un comentario , se utilizan notas de página, como marca de referencia y se pueden insertar al final de la página o al final del documento.

Cuando se trabaja con diferentes documentos que solo varian por ciertos datos, como nombres, direcciones o teléfonos, se utiliza la función de fusionar documentos y hacerlos plantilla para solo modificar o crear una base de datos que inserta la información deseada y solicitada sin necesidad de volver a redactar el documento. La base de datos se puede elaborar en excel y crear un vínculo que lo traiga a word.
Tambien existe la opción de sobres y etiquetas en donde se pueden utilizar listas con nombres o información que jale de una base de datos existente.