Access

Bases de datos
Algunas bases de datos contienen macros que pueden correr un código en la computadora. En muchas ocasiones el código existe para realizar alguna actividad de base de datos, sin embargo los hackers pueden usar tambien las macros para esparcir algun virus a tu computadora. Cuando abres una base de datos que contienen una o mas macros, cuando no es de una fuente confiable, Access te indica una alerta de seguridad.
Se tienen opciones para habilitar o deshabilidar macros con y sin notificación.
Si realizas cambios al diseño o layout de los objetos en la base de datos, Access no los guarda a menos que se lo indiquemos. Cuando se hacen cambios en los datos de las tablas, queries o formas, Access los guarda en forma automática.
Para estructurar una base de datos
Los programas simples de base de datos guardan información en una sola tabla, Access lo guarda en tablas múltiples, llamadas relacional. La ventaja es saber estructurar de tal forma que solo se teclee una sola vez la información y que se actualize en un solo lugar.
Si la base de datos esta diseñada correctamente, la información se puede localizar en el formato que lo necesitemos. Existen diferentes tipos de datos: texto, memo, numeros, dia, tiempo, moneda, objeto, hiperlink y attachment.
Una relación es la asociación entre el campo primario en una tabla y el mismo campo en otra tabla, esto sirve para crear queries para extraer información de ambas tablas.
La referencia integral sirve para asegurar que las tablas cotienen campos en común. Se pueden crear reportes en donde se pueden ver las relaciones entre tablas y se pueden imprimir.
Se pueden crear estructuras de bases de datos de plantillas determinadas para crear aplicaciones mucho mas rapido.
Tambien tiene propiedades en donde se puede restringir teclear información en los campos.
Se utilizan reglas de validación para definir la información que sea aceptada en el campo. Si no sigue la regla, se rechaza la entrada y aparece un mensaje de rechazo.
Para crear reportes, es importante definir la información que queremos que salga en el resultado.
Como cualquier aplicación de office, se pueden modificar, editar, copiar, borrar, cortar e insertar información en las tablas., utilizando tambien la herramienta de buscar y reemplazar para encontrar la información deseada.
Parte del diseño de la base de datos es determinar la fuente de donde se piensa extraer la información. Se puede importar datos y tablas.
Para buscar datos que lleven un criterio de busqueda y que correspondan a un campo o información específica, se crean queries donde se especifica y se encuentra.
Igualmente se puede exportar información a otra base de datos de Access.
Para publicar el reporte se puede transformar en PDF o XML.
Cuando se trabaja en una red, se puede compartir la información o restringirla para uso individual y exclusivo.